Formelle E-Mails auf Englisch schreiben: Eine Anleitung zum korrekten Schreiben!​

Formelle E-Mails auf Englisch schreiben – Ein Leitfaden zum Schreiben formeller E-Mails auf Englisch Das Schreiben formeller E-Mails auf Englisch ist im geschäftlichen und beruflichen Umfeld von entscheidender Bedeutung, insbesondere in internationalen Unternehmen oder im Umgang mit Nicht-Muttersprachlern der englischen Sprache. Um Professionalität und effektive Kommunikation zu gewährleisten und gleichzeitig Konflikte zu vermeiden, ist die Wahrung der Formalität und eines angemessenen Tons von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden stellen wir einige Richtlinien vor, die Ihnen das Schreiben formeller E-Mails auf Englisch erleichtern sollen!

1. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung, z. B. „Sehr geehrter Herr/Frau/Dr. [Nachname]“ oder „Lieber [Titel] [Nachname]“.

   • Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Wen es betrifft“ verwenden.

2. Verwenden Sie Höflichkeitspronomen:

   • Verwenden Sie Höflichkeitspronomen wie „Sie“, „Ihr“ und „Ihr“, wenn Sie den Empfänger ansprechen.
   • Vermeiden Sie informelle Pronomen wie „hey“ oder „kumpel“.
   • Verwenden Sie je nach Geschlecht des Empfängers die entsprechenden Höflichkeitstitel:
     • Für einen Mann: „Herr.“ oder, wenn man einen älteren oder höherrangigen Mann anspricht, „Sir“.
     • Für eine Frau: „Miss“, wenn sie unverheiratet ist oder der Familienstand unbekannt ist, „Mrs.“ wenn verheiratet oder verwitwet, und „Ms.“ für jede Frau, unabhängig vom Familienstand.

3. Formelle englische Sprache:

   • Verwenden Sie eine formelle Sprache und vermeiden Sie Kontraktionen, umgangssprachliche Ausdrücke und Umgangssprache.
   • Verwenden Sie höfliche Formulierungen wie „Bitte“, „Danke“ und „Mit freundlichen Grüßen“.
   • Verwenden Sie keine Kontraktionen, schreiben Sie beispielsweise „Sie sind“ statt „Sie sind“.

4. Aufbau und Anordnung:

   • Achten Sie auf einen klaren und prägnanten E-Mail-Betreff.
   • Geben Sie im ersten Absatz den Betreff der E-Mail ein und erläutern Sie den Zweck der Nachricht.
   • Um die Lesbarkeit und das Verständnis zu gewährleisten, gliedern Sie den Inhalt der E-Mail in Absätze.
   • Halten Sie die Sätze kurz und prägnant, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.

5. Vermeiden Sie Emotionen und Unklarheiten:

   • Behalten Sie Ihre Professionalität bei und verzichten Sie darauf, Emotionen in E-Mails auszudrücken.
   • Vermeiden Sie vage Aussagen; Seien Sie in Ihrer Kommunikation klar und präzise.

6. E-Mail-Abschluss:

   • Verwenden Sie einen passenden Schlusssatz wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem Namen.
   • Wenn Sie im Namen eines Unternehmens schreiben, verwenden Sie zum Schluss „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“.
   • „Mit freundlichen Grüßen“ wird verwendet, wenn man einen bekannten Empfänger anspricht, dessen Name in der Einleitung genannt wurde.
   • Im britischen Englisch wird „Mit freundlichen Grüßen“ verwendet, wenn der Empfänger und sein Name unbekannt sind; Im amerikanischen Englisch dient „Mit freundlichen Grüßen“ einem ähnlichen Zweck.

7. Überprüfen Sie die Grammatik- und Rechtschreibgenauigkeit:

   • Sie können Tools zur Sprachprüfung wie Texteditoren oder Online-Korrektoren verwenden.

8. Auf E-Mails antworten:

   • Antworten Sie so schnell wie möglich auf E-Mails.
   • Stellen Sie sicher, dass Ihre Antwort konsistent, klar und für die erhaltene Frage oder Anfrage relevant ist.

Denken Sie daran, dass die Regeln für das Schreiben formeller E-Mails je nach Kontext, Unternehmenskultur und der Beziehung zwischen den beteiligten Parteien variieren können. Im Zweifelsfall können Sie jederzeit zusätzliche Beratung von einer höherrangigen Person oder Kollegen einholen. Respekt, Klarheit und Höflichkeit sind in der schriftlichen Kommunikation auf Englisch wie in jedem öffentlichen Diskurs von entscheidender Bedeutung.